自考辅导资料：2021年10月《企业档案管理》-企业档案的功能及其运动规律

第三节 企业档案的功能及其运动规律

1. 企业档案的4个功能：

1) 记录企业历史

2) 著录企业资产

3) 维系企业的正常运转

4) 保护企业的合法权益

2. 论：企业档案著录企业资产的功能?

企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量，能为企业获得效益的经济资源，包括有形实物资产和无形知识、权利资产等两大类。

企业档案与企业资产之间存在着一个基本的关系，即所有的企业资产都能够也必须著录在企业档案之中，企业档案是企业资产评估的必要媒介。其评估则只有通过核查企业档案的相关记录才能得以确认。企业档案这种著录企业资产的功能是其他任何企业资源所不能替代的。

企业的正常运转是通过人流、物流和信息流这三种要素的动态组合来维系的。

按照信息理论的说法，企业和各项活动是信源，企业的进一步活动是信宿，企业档案的保存，实质上就是企业信息传递的延迟。

3. 企业档案功能的运动变化规律主要为：

1) 企业档案功能范围的扩展律

2) 企业档案功能时效性的递减律

3) 企业档案功能发挥的权变律

企档功能运动变化规律的存在，说明了企档功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企档来实现的，这种保存是长期的甚至是永久的。

简：企业档案功能范围的扩展律

1) 企档的功能由企业内部向企业外部扩展。现代企业制度下的企业是独立的法人实体，企业档案被视为是企业内部的信息资源，企业档案各项功能的发挥首先着眼于企业内部各项活动的利用需求及其满足。另一方面企档也记录了社会的经济发展史，从而实现了企业档案记录历史功能的最大范围扩展。

2) 企档的功能的单一性向多元性扩展。著录企业资产、维系企业的正常运转和保护企业的佥权益等其他企业档案功能则是由这个基本功能扩展出来的。一方面企业档案的功能可随着企业活动对档案不同需求的出现和企业对档案作用认识的不断深化而扩展;另一方面，同一种企档具有满足不同利用需求的可能性。

简：企业档案功能时效性的递减律

企档及时有效地满足企业的现实性需求即为企档功能的时效性。它的时效性也表明某些企档特定的时间范围内由于保存着与企业现实利益相关的内容而具有机密性。从企档的生命周期来看，企档功能的时效性随着时间的推移呈递减运动规律。

简：企业档案功能发挥的权变律

权变理论是现代管理学的一个基本理论，它指在管理活动中不存在一个适用于各种情况的固定模式，即任何管理模式均需要视具体情况而定。权变理论的动态性内涵恰好可以用来诠释企档功能发挥的不确定性。企档及其管理工作水平是影响企档功能改变的内在权变因素，其他则为外在权变因素。内在权变因素则决定着企档功能的能否发挥和怎样发挥。

企业档案功能运动变化规律的存在说明了企业档案功能的最大化是必须通过完整、准确地保存企业档案来实现的，这种保存是长期的甚至是永久的。