2022年浙江自考企业档案管理复习笔记（4）

　　第三章企业文件的形成与归档

　　名或简：企业文件：在企业生产建设、经营管理等各项活动中，按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念，它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录，不是某一类企业文件的专指称谓。

　　选：企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。

　　第一节企业文件的形成

　　简：企业创立时期文件的形成

　　企业的创立，就是通过法定的程序，组成一个具有独立主体地位的经济实体，并在该实体内部根据特定的需要，设置一整套组织管理系统，使其按既定的目标运行;一般而言，企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。

　　在企业创立时期主要形成的文件有：

　　1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。

　　2、企业章程及有关部门的批准文件。

　　3、企业基本建设活动中形成的文件。

　　4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。

　　5、人事材料。

　　6、财务和会计文件，主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件，如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。

　　7、企业成立文件。

　　8、商标注册文件。

　　9、其他一些原始材料。

　　简：企业调整阶段形成的文件

　　1.企业合并、分立时期形成的文件

　　合并是指两个或两个以上的企业，依照法律规定、行政命令或合同的约定，经过一定的法律程序，变为一个企业法人的行为。

　　一般的合并程序及其产生的文件包括：

　　1)调查论证

　　2)报批审查

　　3)清产核资

　　4)通知及公告

　　5)法律公证

　　6)工商变更登记

　　企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策，经过一定的法律程序，分解为两上或两个以上的企业法人的行为。

　　2、企业整顿时期形成的文件

　　整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。

　　整顿中形成的文件有：

　　1)申请整顿

　　2)整顿方案

　　3)形成审议书

　　4)法院的裁定材料

　　5)整顿方案的实施文件

　　6)终止整顿程序的文件

　　简：企业破产文件的形成?

　　破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，处理债务人而进行的一种诉讼程序。

　　破产过程中形成的文件有：

　　1、向债务人所在地法院提出破产申请

　　2、债权人向法院申报债权期满后，陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料;这一阶段形成的主要文件有：债权记录和证明材料、和解协议(未申请整顿的企业不产生该文件)、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。

　　3、法院宣告破产的发布公告

　　4、法院指定组成清算组，进行破产清算

　　5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。

　　第二节企业文件形成工作的管理

　　简：企业文件形成的特点?

　　1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“4同步”的管理措施。

　　2、来源分散，种类、类型呈多样化趋势发展

　　3、不同种类的企业文件形成规律不同

　　4、标准化程度日益提高

　　简：4同步：

　　企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步，检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步，鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步;上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。