2022年浙江自考企业档案管理复习笔记（7）

　　第八章企业档案利用服务

　　1.简答企业档案利用服务的内容?

　　答：企业档案利用服务的内容主要是：熟悉本企业档案资源的内容成分，了解企业的业务活动及业务流程，掌握用户对企业档案信息的需求，通过档案和接待等项服务工作，把经筛选鉴别、加工整序、编目汇纂出来的档案信息提供给企业人员，满足其利用需要。

　　2.企业档案利用服务的要求?(也多选)

　　答：(1)主动服务

　　(1)有针对性地服务

　　(2)多元化服务

　　(3)及时服务

　　(4)社会化服务

　　(5)保证企业档案信息的安全

　　3.企业档案信息的安全，提供利用服务时，对下面两个因素，须采取分别对待原则，进行严格的控制：(也多选)

　　(1)企业档案信息内容(2)企业档案用户

　　4.对于有机密性的企业档案的提供利用，应对用户的利用权限予以控制，主要措施是：

　　A内外有别

　　B上下有别

　　5.企业档案价值是由企业档案自身和企业档案用户两方面的因素决定的。(A)

　　A企业档案形成时间

　　B企业档案用户

　　C典型性

　　D企业档案管理

　　6.企业档案用户需求，决定着企业档案开发利用的活动规律。(C)

　　A整理工作

　　B收集工作

　　C开发利用

　　D鉴定工作

　　7.企业档案工作者在熟悉馆(室)藏的基础上，还应了解企业档案用户的需求特点，以便提高服务的主动性、针对性和及时性。

　　8.从利用行为发生与否看，企业档案用户分为潜在用户和现实用户。

　　9.从用户的范围看，企业档案用户分为内部用户和外部用户两种。

　　10.从利用频率看，企业档案用户分为基本用户和随机用户。

　　11.从用户的职能看，企业档案用户分为计划决策人员、基层管理人员、科研人员、工程技术人员等。

　　12.简：企业档案用户调研工作的特点?

　　答：用户调研工作的特点，一方面，其研究范围相对固定，对一个企业来说，主要的档案用户是企业内部成员，且需求相对稳定;另一方面，与用户沟通更为方便。

　　13.在熟悉库藏的基础上，还要了解用户需求特点，以便提高(ACE)性。

　　A主动性

　　B严肃性

　　C针对性

　　D多功能性

　　E及时性

　　14.简答企业档案需求的层次?

　　答：对企业档案及其利用服务的需求包括显在需求和潜在需求两个层次。其中，显在需求在情报界中被称为“情报要求”，即需求者能明确表述其内容的需求;而潜在需求就是指用户尚未认识到的档案需求。

　　15.试分析影响企业档案用户需求的主要因素?(——为多选)

　　答：(1)企业活动的因素。档案利用需求，是用户在企业各项工作活动过程中产生的。企业活动的性质决定档案需求的具体内容，包括所需档案信息的内容、服务方式、服务时间等。

　　(2)用户工作职能的因素。同一活动过程中，企业工作人员的分工不同，即职能不同，档案需求的具体内容和程度也不相同。

　　(3)企业档案工作的因素，即企业档案部门及其工作人员的服务能力。

　　(4)用户个人的因素。用户的档案意识、知识水平、业务能力、工作等，都在一定程度上影响着档案需求的产生和实现;同时用户的特长、兴趣爱好也会对档案需求产生影响。

　　(5)社会因素。社会政治、经济、科学、文化等领域的巨大变化，往往会对企业的生产经营活动产生影响，对信息交流的方式产生影响，从而影响到企业档案需求的产生和实现。