2023年10月浙江自考《企业档案管理》串讲笔记(29)

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4.论：企业照片档案的归档范围?

答：(!)与纸质档案内容有密切联系的照片，如会议照片：

(2)本企业科研、生产、销售、宣传等活动中产生的具有凭证和参考价值的照片;

(3)企业领导和著名人物参加重大公务活动的照片;

(4)本企业向企业内部或社会提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片，如企业向社会征集的宣传产品的广告照片，企业组织职工开展的摄影比赛过程中形成的照片等;

(5)外单位、个人形成的，但与本企业密切相关的照片，如：一些老字号企业常常征集散存在个人手中的珍贵的历史照片，这些照片反映该企业早期的生产经营的景象。

5.企业声像档案开发利用的一般方式有：(ABD)

A展览

B媒体宣传

C阅览咨询

D编研

6.企业电子文件的主要类型：(ABDE)

A文书文件

B程序文件

C设备购置文件

D数据文件

E图形、图像文件

7.企业电子文件的存储介质：(ABCD)

A磁带

B硬磁盘

C软磁盘

D光盘

8.企业电子文件的归档范围主要包括?(有可能出)

答：(1)企业主要生产经营活动及行政管理、业务管理中形成的文书文件;对需要保存原稿的文件，修改时应保存原稿，加版本号后积累，原稿、定稿一起归档。

(2)利用计算机辅助设计、辅助制造、检测等技术活动形成的具有查考利用价值的数据文件、图像文件、文书文件等。

(3)企业自行组织编制的程序文件、数据文件，档案部门已有的程序文件和数据文件不需要重复归档。

(4)以上各种文件的支持软件，包括操作系统、应用软件等。档案部门已有的无须重复归档。

(5)相关的纸质材料。包括形成文件的计算机的硬件说明文件，如说明书、图纸、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的纸质文件，如电子文件更改单、登记表、使用权限保护登记表等。

9.论：企业电子文档的归档要求?

答：(1)实行双套归档制。即对同一套归档的文件，采取电子和纸质两种形式归档。

(2)限定归档方式。电子文件归档方式一般有两种：介质归档和网络归档。在网络技术尚不太成熟的时候，建议采取介质归档的方式。

(3)明确归档电子文件的技术要求。主要包括：(也简答)

①统一规定归档文件的格式，包括介质的物理格式和数据的逻辑格式;

②归档盘不带引导程序，归档程序文件不带密钥，若加密，应将密钥同时归档;

③无病毒。

(4)明确归档文件的质量要求。

①齐全完整，凡是在归档范围内的文件，均需归档;

②真实有效，文本文件应是最后定稿，图像、图形文件应与实物的最后状态保持一致，电子文件形成过程中的更改单应一并归档;

③规范有序，电子文件须经过形成部门的编辑整理，划分保管期限，将有关事项登记之后再行归档;

④无病毒;

⑤归档的介质，应附有标签，填写编号(档号)、套别(A套或B套)、名称、密级、保管期限及软、硬平台等。

(5)明确归档说明的主要内容。

10.简答企业电子档案的整理包括哪方面的内容?

答;企业电子档案的整理包括两方面的内容：

一，电子文件的整理工作，即在电子文件形成系统中，对文件分门别类，形成一个逻辑系统，这个逻辑系统与电子档案分类系统是统一的。这部分整理工作主要是由电子文件的形成部门承担，但需要企业档案部门的指导和协助。

二，对归档磁带、光盘等介质的整理，这部分工作由企业档案部门承担。

11.简：企业电子文件分类的步骤及方法?

答：(1)将企业电子文件按其形成规律及特点划分为几部分，分别整理。

(2)根据各业务活动形成文件的特点，为各部分文件编制分类方案。

(3)为目录和文件命名。

(4)编写“文件目录系统说明”。