2023年10月浙江自考《企业档案管理》串讲笔记(24)

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18.论：计划决策人员档案需求的特点?

答：企业中从事计划决策的管理人员，其任务是做好调研计划和论证决策，既包括对特定的某个专题、某项任务或某条措施等具体经济技术问题的计划决策，也包括对综合性的、范围较为广泛的经营方向、方针和战略、策略的计划决策。

(1)从档案信息的性质和范围来讲，要求利用综合性的、可靠的、涉及面比较广泛的档案材料。

(2)从档案信息的内容来讲，有两方面的材料是所有计划决策人员共同关注的：其一，政策性文件和分析论证材料;其二，历史上处理类似问题所形成的材料。

(3)在档案信息的传递方向上，要求服务工作具有很强的针对性。

(4)在利用时间上，有特殊的要求。计划决策人员希望用较少时间了解到较多信息内容。

(5)在利用方式上，计划决策人员主动上门服务。

19.论：基层管理者档案需求的特点?

答：企业基层管理者主要从事具体的业务管理、事务工作。不同性质、不同规模的企业，其具体的基层管理工作存在着一定的差别，这种管理具有经常性和重复性，有一定的规律。其档案信息需求特点是：

(1)从档案信息的性质来讲，往往需要具体、详尽、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。

(2)从档案信息的内容来讲，往往需要关于管理对象的有关信息，范围相对固定。

(3)从利用信息的范围来讲，主要利用企业内部信息。

20.企业档案利用服务的具体方式和方法有很多，根据收费与否，可

分为有偿服务和无偿服务;根据提供服务的作用方向，可分为主动服务和被动服务;根据提供服务的目的，可分为普及性服务和专题性服务;根据供需双方的比例关系，可分为点对点式服务和点对面式服务。

21.在企业档案利用工作中，对有些脆化易损和特别珍贵的档案(B)使用

A禁止使用

B提供复制件

C提供原件

D开架使用

22.论：阅览的功能特点?(看)

答：(1)能够使用户直接与档案原件见面，保证利用的质量。

(2)阅览空间、时间固定，便于控制信息的输出，保护档案载体及信息的安全;同时，在某种程度上，用户长时间利用档案受到限制。

(3)阅览手续简单，一方面，节约了用户的利用时间;另一方面，节约其他利用方式须消耗的人力、物力和财力，如不需要复制、专门借阅登记等。

(4)阅览的环境良好，可以提供一些必要的阅览设备和参考资料、工具书等，方便利用;特别是可以得到企业档案工作者的咨询服务，提高利用的效率。

23.简：对企业档案的内部用户，开展出借服务时要注意的事项?

答：对企业档案的内部用户，开展出借服务时要注意两点：

1)在同一时间内，对同一用户出借档案的数量应予以适当控制，不宜过多;

2)不向用户出借与其职能活动无关的企业档案。

24.在开展企业档案出借服务时，会计档案一般(C)出借。

A可以对外

B开架

C不对外

D闭架

25.论：出借服务的功能特点?(看)

答：(1)能够使用户将档案材料带在身边，随时查阅，增加了利用的灵活性。

(2)有利于用户深入研究档案材料的内容，更大地发挥企业档案的价值。

(3)出借和归还企业档案，有完整的登记记录，有利于统计利用情况和反馈利用效果。若借出档案有损坏、泄密情况，有利于调查责任者。

(4)相对阅览而言，在档案信息安全性方面，控制的难度有所增加。

26.论：复制供应的功能特点?(看)

答：(1)准确性高，能使用户利用到与原件相同的档案材料。

(2)有效地保护档案原件的安全，信息安全的保护能力相对较弱。

(3)允许多用户同一时间内共享同一份档案，提供利用的效率。

(4)能为企业复用已有的科技成果创造条件，从而节约企业资源的再投入。

(5)是企业科技成果进入市场的必要条件。

27.论：企业档案的技术市场交流?

答：企业档案技术市场交流与复制供应密切相关的一种提供利用服务的方式。所谓技术市场交流，是指企业档案部门将企业的科技成果档案制成复制品后，推向市场，参与技术贸易，为企业创造更多的经济效益。这是企业档案部门实行有偿服务、搞活工作的一个契机。在为技术信息市场化服务的过程中，应注意保护企业技术秘密。

技术市场交流的功能特点：

(1)有偿性。外单位购买科技信息时须交付一定的偿金，这些经济收益中也有档案部门的功劳。

(2)对时效性的要求高。由于技术进步的速度越来越快，科技成果只有及时进入市场，才有机会实现转让。企业档案部门应积极收集企业内最新的科技成果材料，关注市场动态，在允许的条件下，将技术成果适时推向市场。

(3)利用的都是复制件，原件由企业档案部门保管，不参加流通。