2023年10月浙江自考《企业档案管理》串讲笔记(21)

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企业档案检索体系的科学和实用相结合的要求：

科学性的要求：

1、研制检索语言时，充分考虑到企业档案及企业档案工作的实际，保证检索标识能准确表达企业各项活动的基本内容;

2、著录标引应标准、规范，其标准化与否直接影响到检索的质量和效率;

3、检索工具应合理、有效;

实用性的要求：

1、编制检索工具要注重实效;

2、从实际出发配置检索设备。

简：检索语言的构成：

由3个基本要素构成：

1、构成检索词汇要素单元的字符;

2、表达基本概念，并作为复杂概念的组配单元的基本词汇;

3、保证通过基本词汇的组配来表达复杂概念的语法和句法。

简：检索语言的特点：

以概念逻辑为基础，词汇与概念一一对应，一词一义，排除多词一义、一词多义和词义不符的情况，并能显示概念之间的相互关系，便于操作，可使标引和检索快捷、准确。

名：主题词表：是主题语言的表现形式，是概括某一领域或某一学科，由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。

名：企业档案著录：在编制检索条目时，对企业档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

简：著录、标引的区别：

2者都是形成档案检索条目必须的步骤：

1、著录和标引虽然都从档案内容入手，但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析，以选出需揭示的全部特征，并把它们反映出来;标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征，为用户提供查找的线索，所以只需分析档案的基本内容。

2、表达方式不同。著录反它所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述;标引则须语言的转换：用检索语言来表现档案的主题内容，这是2者最根本的区别。

案卷目录：以企业档案案卷为单位，依据企业档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。

选：4种基本的案卷目录：

1、案卷总目录;

2、案卷分类目录;

3、底图目录;

4、新型载体档案目录。

第七章企业档案编研工作

名：企业档案编研：以特定的题目为线索，通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足企业各项实际需要的工作。

简：企业档案编研的性质

1、开发性

档案编研属于信息再加工、再创造的一项工作内容。编研的开展，可根据实际需要，使相关的档案信息进一步系统化，实现档案信息由分散和原始的状态向集约化状态的转移。

2、科学性

编研是以信息和信息编辑为主要内容的，2者都有较强的科学性。

1)对企业档案信息的研究;

2)对所选材料进行编辑加工;

“研究”与“编辑”是关于科学性统一体的两个侧面，离开了科学的研究就谈不上科学的编辑加工;离开了科学的编辑加工，就无法体现科学研究的最终成果。科学性贯穿于档案编研的始终。

3、实用性

企业档案编研不同于公共档案馆的编研工作，后者的主要目的在于公布档案，而企业档案编研一般都是针对企业的某项具体需要而开展的。因此，企业档案编研的任何一个选题，均应以现实利用需求为前提。