2023年10月浙江自考《档案管理学》复习资料：保管工作

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一、保管工作的含义为：

1、库房管理

2、档案流动过程中的保护

3、保护档案的专门措施

二、保管工作的任务有：

1、防治档案的损坏; 包括自然损坏和人为损坏。

2、延长档案的寿命;

3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。

三、基本要求

1、以防为主，防治结合

2、加强重点，照顾一般

3、自力更生，勤俭节约

4、立足长远，保证当前

四、意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

保管工作档案

保管的基本物质条件

一、档案库房

二、档案装具有

1、档案箱

2、档案架 活动式密集架 积层密集架(通天架)

3、档案柜 等

三、包装材料有：1、卷皮;2、卷盒

第七章 检索工作

档案检索工作的地位

一、检索工作在整个档案工作中的地位

1、 检索是提供利用的先期工作

档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2、 检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段

3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

编制检索工具的要求和排检方法

一、基本要求

(一)全--信息存储丰富

(二)准--检索准确

(三)快--迅速

(四)便--检索要方便

二、应当注意的问题：

要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

三、排检方法

(一)分类法：

以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。

现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

(二)按文号排检法：

即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。

(三)按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。

4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。

(四)按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

(五)主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。

目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

中国档案分类法

1987年出版《中国档案分类法》第一版。

1996年出版第二版。

《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。

主表如：

CA 323 摄影

3231 新闻

3232 人像

3233 建筑

……

又如：

K 财政、金融

KB 金融

1 金融管理

13 利率管理

1311 人民币利率

13111 差别利率

《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。

档案著录含义

是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。

表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。