2023年10月浙江自考“秘书工作”复习资料（第十四章）

第十四章　档案与档案工作

1、机关档案的含义及其特征是什么

答：机关档案是本机关在工作活动中直接形成的，反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的，保存备查的文字，图表，声像及其他各种方式和载体的历史记录;其特征：机关档案形成主体的特定性;机关档案内容的相对稳定性，机关档案形式具有规范性;机关档案所有权主体的惟一性和管理主体的特定性;机关档案价值主体的相对稳定性;机关档案的种类相对单一。

2、理解机关档案的价值与规律

答：机关档案的基本价值是机关档案的原始记录性，即凭证价值和参考价值，机关档案的价值规律：机关档案作用的时效律较强而扩展律较弱;机关档案机密性较强而社会性较弱;机关行政作用较强而科学作用较弱;机关档案的价值实现依然遵循“档案价值实现条件律”，但其更具有内部性;机关档案的凭证价值与参考价值并重;机关档案的现实价值与历史价值并重，但更强调其现实价值。

机关档案的一般作用：档案是行政管理的查考依据，是生产建设的参考依据，是政治斗争的必要工具，是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动素材，是维护合法权益的法律凭证等。

档案工作的内容：收集，整理，鉴定，保管，检索，编研，统计和利用。

3、机关档案室的任务和机关档案工作的特点是什么

答：机关档案室的任务：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导、监督;接收和保管本机关各单位交来的档案材料，进行必须的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内容书刊等资料，配合档案提供利用;定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交;专业主管机关的档案部门，应根据本专业的管理体制，负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查。其特点是内部性强，业务性强，与文书工作联系性强，行政性强。

机关档案工作与档案工作的关系：机关档案工作是整个档案工作的重要组成部分，是国家档案事业的基础，它是档案馆档案的主要来源和不断得到补充的基地，是国家档案事业的物质基础，其管理水平也直接影响和制约着整个国家档案事业的发展。

4、如何搞好机关档案收集工作?

答：机关档案收集工作含收集内容，即档案的接收和征集两个方面，具体指档案室接收归档文件和档案室补充悼念未归档文件;指导思想，即大力丰富和建设档案室(馆)的档案库藏，是机关档案收集工作的首要任务，加强本机关档案文件形成和积累情况的调查和指导工作;积极推行入室(馆)档案的标准化;保证归档或入馆档案的齐全完整;维护全宗和全宗群的相对完整性;归档制度，其内容包括：归档范围，归档时间，归档文件的质量要求，归档手续等内容;补充收集。

归档文件的质量要求：1归档文件应齐全完整;2整理归档文件所使用的书写材料，纸张，装订材料等应符合档案保护要求，3整理要系统，要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。

制定文件归档制度的一般要求：1必须符合国家有关文件的规定要求即合法，2必须符合本机关的工作，生产，科研活动的实际，体现本机关文件形成的特点和规律即合实际，3应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的一致性即协调统一，4完善归档制度的内容。

5、机关档案整理工作的内容与原则是什么

答：内容：从作业流程看，机关档案整理工作的内容包括装订，分类，排列，编号，编目，装盒等基本业务环节;从整理工作的具体范围看，有系统排列和编目、局部调整、全过程整理三种;其原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用;区分不同价值;充分尊重和利用原有的整理结果。

机关档案整理工作的基本任务：建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化，条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础，档案整理是档案实体管理的核心。

机关档案整理工作的质量要求：1对破损文件进行修裱，主要针对一些有孔洞，残缺或折叠处被磨损的文件2对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，3对超大纸张折叠，4去除易锈蚀的金属物，5归档文件所使用的书写材料，纸张，装订材料等应符合档案保护要求。

6、理解机关档案整理工作流程

答：装订，分类，排列与组合，编号，编目，装盒与排列上架，档号，立档单位与全宗历史考证。